Weihnachtsfeier mit einem Foodtruck?

18. August 2019
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18. August 2019 Thorsten Kohlmeier

Weihnachtsfeier 2019 mit einem Foodtruck? – Es ist nie zu früh Ihr Event zu planen

Es gibt nichts Schöneres als ein erfolgreiches Jahr gemeinsam als Team bei gutem Essen und fantastischen Drinks in einer tollen Location ausklingen zu lassen. In der heutigen Zeit hat die Weihnachtsfeier eine große Bedeutung. Neben einem verbesserten Betriebsklima, fördert eine Weihnachtsfeier auch die Motivation und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Sie lernen sich besser kennen und starten umso motivierter in ein neues, hoffentlich noch erfolgreicheres Jahr.

Die perfekte Weihnachtsfeier muss gut und rechtzeitig organisiert sein. Was es dabei zu beachten gibt, von der Location über die Verpflegung bis hin zu Highlights, die kein Gast vergisst, zeigen wir Ihnen im folgenden Weihnachtsfeier Guide:

Location

Die Auswahl der Location spielt vorab eine große Rolle und bereitet oft Probleme. Soll man eine Location mieten oder im Hof oder Büro der eigenen Firma feiern?

Wenn Sie eine Location für Ihre Feier mieten, sollten Sie vorab verschiedene Fragen klären. Denn von diesen Antworten ist der Erfolg der Veranstaltung abhängig.

Wie hoch sind die Kosten?Aufpassen! Oft kommen nach der Feier noch versteckte Kosten auf den Mieter zu. Klären Sie mit dem Vermieter vorab was in der Miete enthalten ist. Zahlen Sie am Ende zur Locationmiete noch Strom, Wasser, Endreinigung und sonstiges Zubehör dazu, kann es zu einer sehr teuren Weihnachtsfeier werden.

Wie viele Gäste haben in der Location Platz?Zu Beginn der Planung sollten Sie grob eine Personenanzahl festlegen. Vergessen Sie hierbei nicht die Partner, falls diese mitgebracht werden dürfen. Es gibt für jede Gästezahl die passende Location. Diese sollte nicht zu groß und nicht zu klein sein, informieren Sie sich beim Vermieter ob die Location für Ihre Personenanzahl und Veranstaltung das Richtige ist – der kann Ihnen im Normalfall aus Erfahrungswerten hilfreiche Tipps geben.

Muss ich Getränke und Essen über den Vermieter beziehen? In vielen Lokalitäten ist es Pflicht, dass man das Essen sowie die Getränke über den Vermieter bezieht. Dann wird jedes einzelne Gericht und Getränk einzeln abgerechnet, was sich im Laufe eines Abends summieren kann. Vor allem, wenn die Gäste in Feierlaune sind und Alkohol fließt. Probieren Sie mit dem Vermieter eine Essens- und Getränkepauschale pro Person zu vereinbaren. Das bedeutet Sie bezahlen eine Summe X pro Person, die dann aber so viel essen und trinken kann, wie sie möchte. Das ist in jedem Fall der entspannteste Weg für Sie! Ist es keine Pflicht das Essen und Trinken über den Vermieter zu beziehen, sollten Sie sich frühzeitig Gedanken über ein Catering machen. Zum passenden Catering erzählen wir Ihnen später mehr.

Wie lange darf ich in der Location bleiben?In manchen Locations müssen alle Gäste um 2 Uhr nachts raus sein, was zu einem abrupten Ende der Party führen kann. Also vorher abklären und vertraglich festhalten, dass die Weihnachtsfeier nicht zu Ende ist, wenn es am schönsten ist.

Gibt es Inventar, das ich nutzen kann?Wenn der Vermieter Inventar zur Verfügung stellt, erleichtert das Ihnen die Planung, Vorbereitung und Umsetzung der Weihnachtsfeier deutlich. Super ist, wenn in der Miete eine Bestuhlung, Tische, Musikanlage, Lichter, Dekoration sowie Besteck inklusive sind. Das erspart Ihnen die Arbeit vorab das Passende zu suchen, Angebote einzuholen, Liefer- und Abholtermine zu vereinbaren, sowie alles selbst aufzubauen.

Wie sieht das mit Lärmschutz aus?Klären Sie das unbedingt vorher ab. Sie möchten keinen Besuch der Polizei wegen Ruhestörung auf Ihrer Veranstaltung, denn das drückt die Stimmung und bleibt negativ im Kopf der Gäste hängen.

Eine Location mieten ist eine gute Option, wenn das Budget dafür vorhanden ist. Aber egal ob bei großem oder kleinen Budget, eine Weihnachtsfeier in der eigenen Firma ist immer ein Highlight. Investieren Sie lieber sinnvoll in gutes Essen, was sich ab sofort jeder Mitarbeiter täglich in der Mittagspause wünscht, einen Cocktailmixer, Dekoration, die ab sofort jedes Jahr zur Weihnachtsfeier verwendet werden kann und verschiedenen Highlights, die die Weihnachtsfeier unvergesslich machen.

Catering

Ob die Weihnachtsfeier bei den Gästen im Kopf hängen bleibt, ist in jedem Fall abhängig vom Catering. Wie oft haben Sie schon Freunde oder Bekannte nach einer Feier gefragt und die erste Antwort war: Das Essen war eine Katastrophe (oder so ähnlich…)? Ein Catering bedeutet nicht nur gutes Essen, was definitiv ein Muss auf einer gelungen Weihnachtsfeier ist, sondern auch Atmosphäre und gute Laune.

Zu Beginn der Planung sollten Sie sich vergewissern, ob Ihre Gäste eventuell Vegetarier oder sogar Veganer sind. Klären Sie diese Frage frühzeitig, denn ohne diese Angaben wird es schwierig den richtigen Caterer für Ihre Veranstaltung zu finden. Am einfachsten schicken Sie eine Mail an alle Gäste mit der Bitte bei der Umfrage teilzunehmen (hierfür eignet sich doodle, kostenlos und selbsterklärend).

Wir empfehlen ein Foodtruck Catering für Ihre Veranstaltung zu wählen. Die Vorteile sind klar: optisches Highlight, kulinarisch unvergleichbar und Ihre Gäste werden bis zur nächsten Weihnachtsfeier noch darüber reden. Mittlerweile gibt es in Deutschland Food Trucks für alles was das Herz begehrt – italienischer Pizza, Pulled Pork Burgern, Frozen Yoghurt, Cheescake und vieles mehr. Informieren Sie sich aber gut im Vorfeld um einen Reinfall zu vermeiden. Viele Food Trucks punkten mit einem optischen Highlight, sind aber geschmacklich ein Flop.

Wenn Sie von der ganzen Auswahl an Food Trucks überfordert sind, schicken wir Ihnen gerne eine Übersicht unserer Food Trucks und Speisen. Wir versprechen Ihnen qualitativ hochwertiges, leckeres und echtes Street Food, was liebevoll und selbst mit viel Liebe gekocht wird.

Drinks

Um das leckere Essen abzurunden, sollten auch verschiedene Drinks für die Gäste zur Verfügung stehen. Softdrinks wie Apfelsaftschorle, Cola und Fanta verstehen sich von selbst. Aber auch hier gibt es Unterschiede. Entscheiden Sie sich für die klassischen Big Player auf dem Markt oder für individuellere, gesündere und nachhaltige Getränke? Da wir auf Nachhaltigkeit Wert legen, entscheiden wir uns bewusst für Fritz Kola. Wir besitzen sogar einen fritz kola gebrandeten Bauwagen mit Flaschenkühlschränken, den wir zum Ausschank von Soft Getränken nutzen. Ein Hingucker auf jeder Veranstaltung, zu 100% auch auf Ihrer Weihnachtsfeier.

Neben Softgetränken sollten auch alkoholische Getränke abgedeckt werden. Möchten Sie lediglich Bier, Wein und Sekt ausschenken oder auch Cocktails? Oder vielleicht eine individuell gestaltete Gin-Bar? Es gibt viele Möglichkeiten, die abhängig von den Trinkvorlieben der Gäste sind.

Musik

Die richtige Musikwahl ist ein ausschlaggebender Punkt für den Erfolg der Feier. Eine Möglichkeit bei passendem Budget und Örtlichkeit ist eine Live Band. Live Bands gibt es in den verschiedensten Variationen, bevorzugen Sie eine Cover Band oder doch lieber eine Band mit eigenen Liedern? Selbstverständlich können Sie auch einen DJ für den Abend engagieren. Da sind Ihrem Geschmack keine Grenzen gesetzt – aber denken Sie immer daran, dass es für einen ganzheitlichen Erfolg dem Großteil der Gäste gefallen sollte.

Auch wenn Sie auf eine Band oder einen DJ verzichten und sich für eine Playlist entscheiden, sollte diese mit Sorgfalt ausgesucht werden. Integrieren Sie doch Ihre Mitarbeiter und erstellen eine öffentliche Playlist, sodass jeder seine ganz persönlichen Lieblingshits einfügen kann.

Highlights

Highlights sorgen für Stimmung sowie besondere Erinnerungen bei den Gästen. Neben den altbekannten Klassikern, wie einer anspornenden Willkommens- und Dankesrede und verschiedenen Spielen zum Teambuilding, empfehlen wir einen besonderen Eyecatcher. Der Fotobus. Hier kann jeder Mitarbeiter und Gast seine eigenen ganz besonderen Momente festhalten, alleine oder mit mehreren Leuten. Besonders lustig ist es für alle Teilnehmer, wenn es noch Accessoires, wie Brillen, Hüte, Schnurrbärte oder aufblasbare Instrumente, für den Fotobus gibt. Die Fotos werden direkt im Anschluss an das „Fotoshooting“ ausgedruckt und können von den Mitarbeitern als Erinnerung an die grandiose Weihnachtsfeier mitgenommen werden. Natürlich können auch alle Fotos online angeschaut werden – vielleicht gemeinsam am Montag danach?

Es ist klar, dass zu der perfekten Weihnachtsfeier mehr als nur ein Faktor gehört. Das Gesamtpaket muss stimmen, um ein unvergessliches Event zu haben. Laden Sie Ihre Mitarbeiter zum schlemmen und feiern ein, damit sie im Anschluss voller Motivation in ein neues Jahr starten können.

Gerne unterstützen wir Sie in allen Punkten bei der Umsetzung Ihrer individuellen Weihnachtsfeier.

Schreiben Sie uns einfach eine Mail oder rufen direkt an! Wir freuen uns darauf.

Autor: Isabell Bergmann

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